Work Less, but How?

Saya bukan orang yang disiplin. Cenderung berantakan. Slordeh. Dan tipikal pemuja deadline. Kalau belum dekat deadline, rasanya otak belum bisa diajak kerja, masih main-main mencari distraksi lainnya.

Saya juga bukan orang yang persisten. Cita-cita banyak, tapi sering kandas karena kurang tekun saat eksekusi. Banyak kesempatan yang saya buat. Sangat banyak. Buat saya, lebih mudah menciptakan kesempatan ketimbang mewujudkannya dalam hasil yang nyata.

Tapi, jika kesempatan itu berhubungan dengan pihak lain, kita tidak bisa sekadar melupakannya ketika eksekusi di lapangan mengalami kendala.

Somehow,  I feel … lost.

Bingung menentukan prioritas karena semua TERASA PENTING.
Meski jangan-jangan, ya enggak penting-penting amat.

Salah satu kebiasaan buruk yang saya punya: overthinking, dan too much in to detil.  Oh, satu lagi: susah bilang “No” karena enggak enakan. 

Now, I should simplifies life.

Salah satu review buku yang dibagi Arianna Huffington melalui jejaring LinkedIn yang saya baca, berjudul  “Rest: Why You Get More Done When You Work Less”.   Terbit Desember 2016 dan saat ini baru tersedia versi Hard Copy. Resensi itu sendiri,  merupakan artikel  Arianna untuk New York Times.

Ada kutipan yang menarik.

“Work and rest aren’t opposites like black and white or good and evil,” Pang writes. “They’re more like different points on life’s wave.”

Pertanyaannya, bisakah semua pekerjaan yang segunung itu bisa diselesaikan jika kita mengurangi waktu untuk mengerjakannya?

I hope we can.

Caranya? Berdasarkan sejumlah bacaan, berikut yang saya coba.

Pareto 20:80 

Buat daftar semua yang harus dikerjakan. Pilih mana yang mendatangkan hasil dan impact paling banyak.  Eliminasi yang tidak membawa banyak impact. Atau, jika tidak bisa dibuang, delegasikan.

Konsep ini juga bisa diterapkan juga untuk memilih mana barang yang tidak perlu lagi kita simpan. Bahkan, mungkin, bisa diterapkan juga untuk bagaimana kita memutuskan untuk membuang kenangan yang tak perlu. #eh

30 Menit: 30 Hari: 30 Minggu

Saya lupa membaca konsep 30:30:30 ini di buku siapa. Yang jelas, saya ingat ini metode untuk memutuskan apakah sesuatu layak dikerjakan atau bisa ditunda.  Untuk setiap hal yang membutuhkan keputusan, pikirkan efek dan impactnya selama 30 menit ke depan, 30 hari ke depan, dan 30 minggu ke depan.

Ada yang sifatnya sangat urgen, dan jika tidak dilakukan bisa merugikan dalam waktu 30 menit.

Dan menariknya, saat menerapkan konsep ini, banyak hal yang kita kira penting ternyata tidak segitu pentingnya.

Jadi, jika kita punya sekitar 100 “things to do”, maka dengan menerapkan konsep Pareto, kita bisa memilih 20 hal saja. Dari 20 itu, kita bisa menyusun skala prioritas dengan konsep 30:30:30.

Kerangka Waktu 

Tetapkan waktu dan tenggat untuk menyelesaikan apa yang sudah menjadi komitmen prioritas kita. Kadang-kadang, ada pekerjaan yang beres dalam waktu lima menit tapi bisa tertunda sekian lama, hanya karena kita menunda…kemudian lupa.

Ada ide tentang bekerja 4 hari dalam seminggu, masing-masing 10 jam kerja per hari dengan jeda break 3 kali. Total waktu bekerja tetap 40 jam per minggu.  Dan cara ini (dengan detail yang berbeda) sudah diterapkan di beberapa perusahaan besar, seperti Google dan Amazon.

Ada banyak faktor yang dibutuhkan agar cara itu berhasil. Tapi, jika kebanyakan cara dan proses bisnis kita masih bersifat manual, rasanya membatasi waktu kerja menjadi 4 hari seminggu mungkin berdampak pada konsekuensi bisnis.

Saya sendiri tertarik mencoba 4 hari kerja seminggu,  plus Friday Creative Session.  Jadi, inginnya Jumat khusus untuk meet up, dan seharusnya bisa untuk brainstorm ide baru, atau chit chat bahas analisis seminggu.

Mengurangi Distraksi 

Teknologi seharusnya mempersingkat waktu kerja kita. Namun yang lebih sering terjadi, teknologi membawa distraksi yang tak berkesudahan.  Tak ada cara lain, selain disiplin menjauhkan diri dari ponsel, dan internet, saat harus bekerja.

Apalagi, kalau kita menjalankan prosesnya dengan betul, maka email-email yang sifatnya insidensial semestinya tidak akan terjadi.  Tidak perlu ada krisis yang harus diselesaikan segera.

Cara Scrum 

Scrum umumnya diterapkan untuk pembuatan software. Kerjakan satu per satu. Jika ada lima project, maka bereskan satu per satu, bukan kelimanya dalam satu waktu.

Apakah bisa diterapkan untuk sebuah proyek kerja jasa? Well, agak chalenging, tapi layak dicoba. Sebab biasanya, kita enggak bisa dengan mudah mengatur waktu klien untuk kick off program. Bisa saja semua menumpuk di satu waktu dan deadline berdekatan.

Ciri khas Scrum ialah cara kerja per tahapan kecil, dan bersifat iteratif. Scrum juga menerapkan tiga hal dalam monitoring: transparan, inspeksi, adaptasi.

Di pabrik Toyota, setiap orang punya hak untuk menghentikan mesin kapan saja ketika melihat ada yang tidak beres. Lalu ada perbaikan saat itu juga, dan mesin kembali berjalan.

Dari sisi tim,  metode Scrum membutuhkan tiga pihak. Yaitu product owner, development team, dan scrum master. Product Owner mendesain. Development Team yang membuat. Keduanya bertanggungjawab pada hasil/produk. Sedangkan Scrum Master bertanggungjawab atas proses. Ia yang memastikan proses berjalan sesuai tahapan, dan membantu agar tim bekerja efisien dan agile.

Lebih lengkapnya, suatu saat saya akan posting tentang bagaimana kami melakukan cara ini ke sebuah project.

So, apakah semua yang ditulis di atas bisa diterapkan untuk bekerja lebih singkat namun memberi hasil lebih banyak?

Silakan dicoba. Dan silakan berbagi pengalaman di kotak komentar ya.

 

We Work Remotely, & We Are So Happy!

Video wawancara Profesor Robert Kelly di BBC NEWS membuat saya terbahak. Intervensi di area domestik (dari anak bagi yang sudah punya anak, atau dari orang tua bagi yang belum menikah) tak bisa kita tolak. Dan itu lah yang memang terjadi saat bekerja dari rumah.

Lepas dari isu rasis yang muncul sebagai efek lain dari viralnya video itu, saya sekadar ingin sharing tentang remote working.

Saya memutuskan tim Arkea tidak lagi berkantor pasca Lebaran tahun 2016. Semua bekerja remote. Meski hingga saat ini, kantor administratif kami masih tercatat di kawasan SCBD, Sudirman, Jakarta Selatan.

Kenapa?

  1. Letaknya di kawasan bisis Sudirman, dan Jakarta di pagi hari sungguh terasa kejam dengan kemacetan yang sudah menjadi realita sehari-hari. Apa rasanya tiba di kantor setelah menghabiskan energi sepanjang jalan menuju tujuan?
  2. Kebanyakan pekerjaan kami bersifat soliter. Menulis. Mendesain. Mengonsep. Betul, dua kepala lebih baik daripada satu. Tapi terlalu banyak kepala dalam waktu yang terlalu lama juga cenderung menciptakan drama (terutama jika sedang sepi project).
  3. Lebih murah. Tidak perlu biaya transport. Tak perlu ongkos makan siang berlebih. Tak perlu banyak budget untuk baju kerja. Dan yang jelas, waktu bekerja 8 jam sehari bisa betul-betul dioptimalkan tanpa menambah 2 jam perjalanan yang melelahkan.

Sekarang, kami semua bekerja remote, dengan kewajiban satu kali monthly meeting, dan  weekly meeting sesempatnya.  Sehari-hari, kami bekerja dari rumah, kamar kos, atau kafe. Untuk komunikasi, kami mengandalkan WhatsAppGroup.

LALU, SETELAH ENAM BULAN BERJALAN, APA EFEKNYA? 

BISNIS BERJALAN TERUS

Untuk bisnis kami yang berfokus pada jasa strategi komunikasi, layanan konten & media yang bersifat intangible, cara kerja remote working ini sama sekali tidak berdampak buruk. Justru sebaliknya, makin produktif dan berimbas sangat positif bagi bisnis.

Arkea juga mulai menerima pekerjaan lintas negara. Memang, pekerjaan tersebut tidak tergolong rumit dan butuh strategi khusus. Pekerjaannya tergolong teknis, namun dalam volume besar.

Kami diminta melokalkan konten website. Untuk itu kami berkolaborasi dengan sekitar 50-an freelancer di sejumlah kota di Indonesia, paling banyak di Jakarta, Yogya, dan Bandung. Modalnya: email, whatsapp messenger, dan google drive.

Pekerjaan itu beres dalam hitungan minggu. Rasanya senang, bisa bekerja sama dan menaruh rasa percaya di antara kami yang sama sekali belum pernah tatap muka.

LESS DRAMA

Untuk jenis pekerjaan soliter, kebanyakan pertemuan tanpa arah dan target yang jelas cuma jadi paguyuban penuh gosip. Tak produktif. Dan mungkin, malah menyulut segala macam drama yang kontra produktif.

Ditambah energi yang sebagian habis di jalan. Emosi. Hormon. Lalu dipicu momen yang sebetulnya tak terlalu penting, dan malah membuat komunikasi berjalan buruk.

Bekerja secara remote, mengurangi hal-hal demikian.

Jika jam kerja mulai 09.00 WIB, maka silahkan saja jika punya me-time pagi hari. Mungkin bersantai dulu sambil menyesap kopi dan menghirup aromanya. Bukankah menyenangkan jika memulai kerja dengan rasa bahagia?

LOWER COST, BETTER IMPACT

Biaya menyewa kantor virtual untuk urusan administrasi dan perpajakan sekitar Rp6 juta per tahun. Bandingkan dengan biaya sewa ruko di tengah kota sekitar Rp75 juta per tahun. Biaya dapat dialihkan menjadi biaya akses internet, atau langganan berbagai macam aplikasi untuk produktivitas kerja. Dan tentu saja, alihkan untuk biaya pemasaran serta kualiatas SDM.

Gaya kerja full remote banyak diterapkan sejumlah perusahaan jasa, utamanya bidang kreatif. Dan sejauh yang saya tahu, omzet mereka juga tidak kecil.

Nilai gengsi dari sebuah “alamat yang representatif” sudah tidak lagi relevan dan terlalu mengada-ada.  Karena kini sudah banyak wadah untuk memajang hasil kerja kita.

Satu-satunya alasan beralamat di perkantoran ialah semata urusan administrasi dan legal. Sebab, umumnya pemukiman tidak diperuntukkan untuk berkantor/berbisnis.

Oh ya, ini video Professor Robert Kelly yang sudah ditonton lebih dari 6 juta kali di Youtube. Happy remote working! Mau berbagi cerita seputar pengalaman remote working? Silakan di box komentar yaaa 🙂

Selamat Hari Perempuan Internasional, #BeBoldForChange

Telat ya?
Hari ini sudah tanggal 10, jadi terlewat dua hari.
Alasan klise. Sibuk.  >_<

Persisnya begini.

Tepat pada tanggal 8 Maret 2017,  terjadi drama. Ada yang mengambil keputusan sangat terlambat (melewati weekend) sehingga perubahan sangat mendadak itu membuat saya jadi super enggak enak dengan tim yang sudah dekat ke tempat rapat. Bukan sekadar ganti jadwal meeting, tapi batal project.

Lambat mengambil keputusan hingga detik-detik terakhir membuat semua orang jadi siaga pada posisi yang tak pas. Berapa banyak energi dan pikiran terbuang sia-sia ketika semua baru jelas di satu jam menjelang eksekusi?

Anyway, itu curhat.

Lalu apa hubungannya dengan Hari Perempuan Internasional 8 Maret?

Ehm, kalau secara langsung, enggak ada sih. Saya cuma kasih alasan kenapa postingan Selamat Hari Perempuan Internasional gak pas tayang di tanggal 8.

Tapi, secara tak langsung, masih relevan dengan tema Hari Perempuan Internasional.  #BeBoldForChange 

Berani berubah. Berani. Berubah. Ini mengandung makna “mendobrak”, sesuatu yang bisa saja dilakukan secara ekstrim.

Ekspresi “Berani Berubah” bisa macam-macam. Termasuk berani ambil keputusan dengan cepat, dengan pertimbangan sematang mungkin. Kalau yang punya bisnis sendiri, kadang-kadang malah mengambil keputusan dengan mengandalkan intuisi saja.

Sebab saat ini, issue sesungguhnya ialah bukan membuat keputusan benar atau salah.  Tapi cepat. Sebab ambil keputusan dengan lambat itu dalam perspektif bisnis, PASTI SALAH. Karena lambat itu memang salah.

Jadi, harus sigap dan rela salah. Mengoreksi keputusan salah yang cepat diambil,  lebih mudah dan murah, ketimbang sebaliknya.

Saya sendiri tertarik dengan kebijakan 24 hours auto approved yang diterapkan di mataharimall.com.  Jadi, apabila tim meminta persetujuan untuk aktivitas bisnis apapun kepada atasannya, namun tidak ditanggapi selama 24 jam, maka tim tersebut akan mengambil keputusan sendiri. Apabila salah, atasan yang bertanggungjawab.

Sebab kadang-kadang, CEO yang super sibuk (namanya juga Chief EVERYTHING Officer) menjadi bottleneck untuk bisnisnya sendiri. Email yang menumpuk tanpa keputusan bisa jadi hambatan dan memperlambat proses bisnis. Padahal, butuh approval yang ga sulit. Kadang-kadang cuma sekadar draft template penawaran, misalnya.

Saat mataharimall menerapkan kebijakan itu, mereka mengalami penyesuaian dalam 1-2 bulan. “Chaos sedikit lah. Tapi semua belajar,” ujar Hadi Wenas, CEO Mataharimall.com, di sebuah acara sharing bisnis beberapa waktu lalu di Jakarta.

Buahnya ialah, tim berproses menjadi lebih mature, dengan berani ambil keputusan dan bertanggungjawab untuk itu. Tim juga punya “sense of belonging” lebih tinggi kepada perusahaan.

Di bisnis saya, pelan-pelan saya menerapkan itu. Sedang menunggu waktu tepat untuk merilis apakah kebijakan itu berlaku untuk semua hal, atau untuk kategori tertentu saja.

Lalu, apa hubungannya Hari Perempuan Internasional dan 24 Hour Auto Approved?  Bagaimana menerapkan kebijakan ini dalam personal life, dalam kehidupan rumah tangga, misalnya?

Perempuan single, mungkin bisa lebih cepat ambil keputusan. Saya ingat dulu, semua keputusan yang saya ambil setelah lepas kuliah, selalu diputuskan sendiri. Ke orang tua, sifatnya FYI.

Apakah semua keputusan tepat?

Tentu saja tidak. Banyak yang salah dan merugikan. Tapi kesalahan itu pada akhirnya mendewasakan.

Bagaimana dengan rumah tangga?

Saat menikah, mungkin ada keputusan-keputusan yang harus diputuskan bersama. Tapi, coba pikirkan, siapa yang sebetulnya mendominasi pengambilan keputusan?

Apakah perempuan? Atau lelaki?
Apakah #BeBoldForChange jadi mengharuskan perempuan ambil keputusan strategis di keluarga?

Ya enggak lah.  Capek banget apa-apa tergantung si istri.

Tapi, yang penting, tidak ada yang merasa harus mendominasi.

Tidak harus “tunggu si mas ya.”

Dan ketika keputusan dibuat, tidak ada yang menyalahkan saat keputusan itu terasa salah di kemudian hari.

Mungkin 24Hour Auto Approved itu bisa diterapkan dalam kehidupan rumah tangga juga.  Dalam 24 jam enggak ada respons, harus berani ambil keputusan sendiri.  Dan tidak boleh disalahkan. Tidak boleh diungkit-ungkit.

Begitu juga dengan personal life.

Banyak hal tertunda karena kita menunda mengambil keputusan. Dan keputusan-keputusan yang belum diputuskan itu bisa menggayut memberatkan langkah kita ke depan.  Ambil keputusan. Putus keragu-raguan.

#BeBoldForChange. 
Berani Berubah. Berani Ambil Keputusan Sendiri.

Selamat Hari Perempuan Internasional 8 Maret 2017.

 

Keterangan gambar: 
Google Doodle 
Ada Lovelace
English mathematician, writer, & the world’s first computer programmer