Work Less, but How?

Saya bukan orang yang disiplin. Cenderung berantakan. Slordeh. Dan tipikal pemuja deadline. Kalau belum dekat deadline, rasanya otak belum bisa diajak kerja, masih main-main mencari distraksi lainnya.

Saya juga bukan orang yang persisten. Cita-cita banyak, tapi sering kandas karena kurang tekun saat eksekusi. Banyak kesempatan yang saya buat. Sangat banyak. Buat saya, lebih mudah menciptakan kesempatan ketimbang mewujudkannya dalam hasil yang nyata.

Tapi, jika kesempatan itu berhubungan dengan pihak lain, kita tidak bisa sekadar melupakannya ketika eksekusi di lapangan mengalami kendala.

Somehow,  I feel … lost.

Bingung menentukan prioritas karena semua TERASA PENTING.
Meski jangan-jangan, ya enggak penting-penting amat.

Salah satu kebiasaan buruk yang saya punya: overthinking, dan too much in to detil.  Oh, satu lagi: susah bilang “No” karena enggak enakan. 

Now, I should simplifies life.

Salah satu review buku yang dibagi Arianna Huffington melalui jejaring LinkedIn yang saya baca, berjudul  “Rest: Why You Get More Done When You Work Less”.   Terbit Desember 2016 dan saat ini baru tersedia versi Hard Copy. Resensi itu sendiri,  merupakan artikel  Arianna untuk New York Times.

Ada kutipan yang menarik.

“Work and rest aren’t opposites like black and white or good and evil,” Pang writes. “They’re more like different points on life’s wave.”

Pertanyaannya, bisakah semua pekerjaan yang segunung itu bisa diselesaikan jika kita mengurangi waktu untuk mengerjakannya?

I hope we can.

Caranya? Berdasarkan sejumlah bacaan, berikut yang saya coba.

Pareto 20:80 

Buat daftar semua yang harus dikerjakan. Pilih mana yang mendatangkan hasil dan impact paling banyak.  Eliminasi yang tidak membawa banyak impact. Atau, jika tidak bisa dibuang, delegasikan.

Konsep ini juga bisa diterapkan juga untuk memilih mana barang yang tidak perlu lagi kita simpan. Bahkan, mungkin, bisa diterapkan juga untuk bagaimana kita memutuskan untuk membuang kenangan yang tak perlu. #eh

30 Menit: 30 Hari: 30 Minggu

Saya lupa membaca konsep 30:30:30 ini di buku siapa. Yang jelas, saya ingat ini metode untuk memutuskan apakah sesuatu layak dikerjakan atau bisa ditunda.  Untuk setiap hal yang membutuhkan keputusan, pikirkan efek dan impactnya selama 30 menit ke depan, 30 hari ke depan, dan 30 minggu ke depan.

Ada yang sifatnya sangat urgen, dan jika tidak dilakukan bisa merugikan dalam waktu 30 menit.

Dan menariknya, saat menerapkan konsep ini, banyak hal yang kita kira penting ternyata tidak segitu pentingnya.

Jadi, jika kita punya sekitar 100 “things to do”, maka dengan menerapkan konsep Pareto, kita bisa memilih 20 hal saja. Dari 20 itu, kita bisa menyusun skala prioritas dengan konsep 30:30:30.

Kerangka Waktu 

Tetapkan waktu dan tenggat untuk menyelesaikan apa yang sudah menjadi komitmen prioritas kita. Kadang-kadang, ada pekerjaan yang beres dalam waktu lima menit tapi bisa tertunda sekian lama, hanya karena kita menunda…kemudian lupa.

Ada ide tentang bekerja 4 hari dalam seminggu, masing-masing 10 jam kerja per hari dengan jeda break 3 kali. Total waktu bekerja tetap 40 jam per minggu.  Dan cara ini (dengan detail yang berbeda) sudah diterapkan di beberapa perusahaan besar, seperti Google dan Amazon.

Ada banyak faktor yang dibutuhkan agar cara itu berhasil. Tapi, jika kebanyakan cara dan proses bisnis kita masih bersifat manual, rasanya membatasi waktu kerja menjadi 4 hari seminggu mungkin berdampak pada konsekuensi bisnis.

Saya sendiri tertarik mencoba 4 hari kerja seminggu,  plus Friday Creative Session.  Jadi, inginnya Jumat khusus untuk meet up, dan seharusnya bisa untuk brainstorm ide baru, atau chit chat bahas analisis seminggu.

Mengurangi Distraksi 

Teknologi seharusnya mempersingkat waktu kerja kita. Namun yang lebih sering terjadi, teknologi membawa distraksi yang tak berkesudahan.  Tak ada cara lain, selain disiplin menjauhkan diri dari ponsel, dan internet, saat harus bekerja.

Apalagi, kalau kita menjalankan prosesnya dengan betul, maka email-email yang sifatnya insidensial semestinya tidak akan terjadi.  Tidak perlu ada krisis yang harus diselesaikan segera.

Cara Scrum 

Scrum umumnya diterapkan untuk pembuatan software. Kerjakan satu per satu. Jika ada lima project, maka bereskan satu per satu, bukan kelimanya dalam satu waktu.

Apakah bisa diterapkan untuk sebuah proyek kerja jasa? Well, agak chalenging, tapi layak dicoba. Sebab biasanya, kita enggak bisa dengan mudah mengatur waktu klien untuk kick off program. Bisa saja semua menumpuk di satu waktu dan deadline berdekatan.

Ciri khas Scrum ialah cara kerja per tahapan kecil, dan bersifat iteratif. Scrum juga menerapkan tiga hal dalam monitoring: transparan, inspeksi, adaptasi.

Di pabrik Toyota, setiap orang punya hak untuk menghentikan mesin kapan saja ketika melihat ada yang tidak beres. Lalu ada perbaikan saat itu juga, dan mesin kembali berjalan.

Dari sisi tim,  metode Scrum membutuhkan tiga pihak. Yaitu product owner, development team, dan scrum master. Product Owner mendesain. Development Team yang membuat. Keduanya bertanggungjawab pada hasil/produk. Sedangkan Scrum Master bertanggungjawab atas proses. Ia yang memastikan proses berjalan sesuai tahapan, dan membantu agar tim bekerja efisien dan agile.

Lebih lengkapnya, suatu saat saya akan posting tentang bagaimana kami melakukan cara ini ke sebuah project.

So, apakah semua yang ditulis di atas bisa diterapkan untuk bekerja lebih singkat namun memberi hasil lebih banyak?

Silakan dicoba. Dan silakan berbagi pengalaman di kotak komentar ya.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *